Comment convoquer l’Assemblée Générale de copropriété ?

L’assemblée générale est l’organe de décision de la copropriété. C’est en son sein que sont prises toutes les décisions liées au bon fonctionnement de l’ensemble immobilier. Avec des modalités de vote, de fonctionnement et de convocation très réglementées.
Alors, voyons quand et comment effectuer une convocation d’assemblée générale des copropriétaires.

En bref La convocation à l’AG de copropriété doit être envoyée au minimum 21 jours avant la réunion, par LRAR ou remise en main propre. Elle doit contenir l’ordre du jour, la date, le lieu et les documents justificatifs. Le syndic convoque l’AG annuelle obligatoire, mais le conseil syndical ou les copropriétaires (¼ des voix) peuvent aussi convoquer.

Quand doivent se réunir les copropriétaires ?

S’il n’y a pas de rencontres minimales posées par la loi. Toutefois, celle-ci fixe une rencontre obligatoire annuelle lors de laquelle le budget prévisionnel doit être voté.

Concrètement, la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires doit être envoyée au minimum 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Or, le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. Également, les situations d’urgence peuvent nécessiter un délai plus réduit.

Autre délai imposé aux copropriétaires : l’AG doit se réunir au maximum 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’année écoulée.

Que doit contenir la convocation d’assemblée générale des copropriétaires ?

• date, lieu et heure de l’assemblée générale
• l’ordre du jour, contenant toutes les questions à débattre et votées. A noter que les questions non prévues à l’ordre du jour, soulevées par l’un ou plusieurs copropriétaires ne pourront être votées le jour de l’AG.
• les modalités de consultation des pièces justificatives des charges.
• enfin, l’ensemble des pièces nécessaires aux copropriétaires de comprendre les questions soulevées. Une liste réglementée prévoit les documents indispensables : projet de contrats, devis, projet de budget, état détaillé de la rémunération du syndic, projet de répartition des charges …

Quelles sont les modalités de convocation ?

La convocation peut être remise en main propre contre signature ou encore par lettre recommandée avec avis de réception.

Qui doit convoquer l’assemblée générale ?
Le syndic est chargé de la convocation de l’assemblée générale de copropriété annuelle obligatoire. En dehors de ce rendez-vous, la convocation peut être prise par le conseil syndical ou les copropriétaires s’ils réunissent au moins ¼ des voix.

Bon à savoir : si le syndic ne convoque pas l’assemblée générale après mise en demeure faite par LRAR, c’est le conseil syndical qui sera chargé de la convocation. Là encore, si cela n’est pas fait dans les délais requis, tout copropriétaire pourra s’en charger mais par voie judiciaire cette fois. Par une requête en référé devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de la copropriété.

Comment se faire représenter lors de l’assemblée générale ?

Légalement, les copropriétaires ne sont pas tenus d’assister à l’AG. Toutefois, leur absence ne sera pas sans conséquences. En effet, les décisions seront prises même sans leur consentement. Aussi, les absences répétées peuvent être préjudiciables au bon fonctionnement de la copropriété.

Pour pallier ce problème, il est possible de donner une procuration à un autre copropriétaire, un ami ou un membre de la famille. La procuration doit être écrite et signée par le copropriétaire absent. Elle peut être générale ou limitée à certaines questions de l’ordre du jour.

Si vous envisagez de changer de syndic, l’assemblée générale est le moment clé pour voter cette décision.

Questions fréquentes