Le RGPD dans les baux immobiliers : quelles obligations pour les bailleurs ?
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en mai 2018, tous les secteurs sont concernés par la gestion des données personnelles. Le secteur immobilier n’y échappe pas, et les bailleurs, professionnels comme particuliers, ont des obligations à respecter lorsqu’ils collectent, traitent et conservent les données de leurs locataires.
Quelles données peuvent être demandées ? Comment les sécuriser ? Et quelles informations doivent être communiquées au locataire ? Voici ce que prévoit le RGPD dans le cadre des baux d’habitation.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle dans un bail ?
Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Dans un bail d’habitation, cela concerne notamment :
- Nom, prénom, adresse, date de naissance
- Pièce d’identité
- Justificatifs de revenus (bulletins de salaire, avis d’imposition)
- Relevés bancaires
- Coordonnées (mail, téléphone)
- Informations sur la situation familiale ou professionnelle
Le simple fait de collecter ou conserver ces données oblige le bailleur à respecter les règles du RGPD.
Quelles obligations pour le bailleur ?
Collecter uniquement les données nécessaires
Le RGPD impose un principe de minimisation : le bailleur ne doit collecter que les données strictement nécessaires à l’instruction du dossier locatif et à la gestion du contrat. Cela signifie qu’il ne peut pas exiger des documents injustifiés, comme un extrait de casier judiciaire, une photo d’identité, une copie de la carte Vitale, un dossier médical…
La loi ALUR et le décret du 5 novembre 2015 encadrent déjà la liste des pièces justificatives autorisées. Le RGPD renforce cette exigence de proportionnalité.
Informer le locataire
Le bailleur (ou son mandataire) doit fournir une information claire et écrite au locataire ou candidat à la location, au moment de la collecte des données.
Cette information doit préciser :
- L’identité du responsable du traitement (le bailleur ou l’agence)
- Les finalités du traitement (gestion locative, sélection des candidats…)
- La durée de conservation des données
- Les droits du locataire : accès, rectification, opposition, effacement
- La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Cette information peut figurer dans une note jointe au dossier de location, ou être insérée dans le contrat de bail.
Sécuriser les données
Le bailleur doit prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données contre les accès non autorisés mais aussi les pertes accidentelles et les fuites ou les vols d’informations.
Cela concerne aussi bien les documents papiers que les fichiers numériques. En cas de recours à une agence, le traitement des données doit faire l’objet d’un contrat entre le bailleur et le professionnel, précisant les responsabilités de chacun.
Respecter la durée de conservation
Le bailleur doit supprimer les données des candidats non retenus sous 3 mois, sauf s’ils donnent leur accord explicite pour les conserver plus longtemps. Il conserve les documents des locataires en place pendant toute la durée du bail, puis les archive pendant 5 ans maximum en cas de litige.
Que risque un bailleur en cas de non-respect du RGPD ?
En cas de manquement, le bailleur peut être exposé à :
- Une mise en demeure de la CNIL
- Une amende administrative pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros (dans les cas les plus graves)
- Des sanctions civiles, notamment en cas d’atteinte à la vie privée du locataire
Même un bailleur particulier est concerné. Le respect du RGPD est une obligation générale et non réservée aux professionnels.
